Anlageninventur-App für Unternehmen: Funktionen, Offline-Modus und ERP-Anbindung

Warum eine App für die Anlageninventur?

Papierlisten, ausgedruckte Anlagenverzeichnisse und manuell gepflegte Excel-Tabellen erschweren die Anlageninventur. Informationen müssen häufig mehrfach übertragen werden, Abweichungen fallen erst spät auf und der aktuelle Standort eines Anlageguts ist nicht immer eindeutig dokumentiert.

Eine Anlageninventur-App verlagert die Erfassung direkt an den Ort, an dem sich das jeweilige Anlagegut befindet. Mitarbeitende können Kennzeichnungen scannen, hinterlegte Daten prüfen, Veränderungen dokumentieren und die Ergebnisse anschließend mit einer zentralen Inventarsoftware, Anlagenbuchhaltung oder einem ERP-System abgleichen.

Nicht jede mobile Anwendung eignet sich jedoch für jeden Anlagenbestand und jeden Inventurprozess. Dieser Ratgeber zeigt, welche Funktionen eine Anlageninventur-App bieten sollte, wie eine Offline-Inventur funktioniert und worauf Unternehmen bei der Auswahl achten müssen.

Was ist eine Anlageninventur-App?

Eine Anlageninventur-App ist eine mobile Anwendung zur Erfassung und Kontrolle physischer Anlagegüter. Sie wird typischerweise auf Smartphones, Tablets oder speziellen mobilen Scannern eingesetzt.

Während der Anlageninventur können Mitarbeitende beispielsweise:

• Barcodes oder QR-Codes scannen,
• RFID-Tags erfassen,
• vorhandene Anlagendaten kontrollieren,
• Standorte und Verantwortliche aktualisieren,
• Zustände und Schäden dokumentieren,
• Fotos aufnehmen,
• unbekannte Anlagegüter ergänzen,
• fehlende Anlagegüter kennzeichnen,
• Inventurergebnisse mit einem zentralen System synchronisieren.

Die App ist normalerweise nicht das alleinige Verwaltungssystem. Sie dient als mobile Erfassungskomponente und arbeitet mit einer zentralen Datenbasis zusammen.

Anlageninventur-App oder Inventarsoftware: Was ist der Unterschied?

Die Begriffe Anlageninventur-App und Inventarsoftware werden teilweise synonym verwendet. Sie beschreiben jedoch unterschiedliche Bestandteile eines digitalen Inventur- und Verwaltungsprozesses.

Lösung	Hauptaufgabe
Anlageninventur-App	Mobile Erfassung und Kontrolle von Anlagegütern vor Ort
Inventar­software	Zentrale Verwaltung von Anlagegütern, Standorten, Zuständen und Verantwortlichkeiten
Anlagen­buchhaltung	Buchhalterische Verwaltung und Bewertung des Anlagevermögens
ERP-System	Übergreifende Steuerung kaufmännischer und betrieblicher Prozesse
Lager­verwaltung	Verwaltung von Warenbeständen, Lagerbewegungen und Entnahmen

Eine Anlageninventur-App kann Bestandteil einer umfassenden Inventarsoftware sein. Sie kann aber auch als eigenständige Anwendung mit einer Anlagenbuchhaltung oder einem ERP-System verbunden werden.

Für Unternehmen ist deshalb nicht nur entscheidend, was die mobile App während der Erfassung leistet. Ebenso wichtig ist, wie die erhobenen Daten anschließend geprüft, ausgewertet und an vorhandene Systeme übergeben werden.

Was ist der Unterschied zwischen Anlageninventur und Lagerinventur?

Eine Anlageninventur konzentriert sich auf langfristig genutzte Vermögensgegenstände und Betriebsmittel. Dazu können beispielsweise gehören:

• Maschinen,
• IT-Geräte,
• Büroausstattung,
• Werkzeuge,
• Fahrzeuge,
• medizinische Geräte,
• technische Anlagen.

Bei einer Lagerinventur stehen dagegen typischerweise Waren, Rohstoffe, Verbrauchsmaterialien und verkaufsfähige Bestände im Mittelpunkt.

Diese Unterscheidung ist bei der Softwareauswahl wichtig. Eine Lagerverwaltungs-App muss häufig Mengen, Chargen, Entnahmen und Lagerbewegungen steuern. Eine Anlageninventur-App benötigt dagegen vor allem Funktionen für eindeutige Identifikation, Standortzuordnung, Verantwortlichkeiten, Zustand, Historie und Abgleich mit dem Anlagenstamm.

Für welche Unternehmen eignet sich eine Anlageninventur-App?

Eine mobile Anlageninventur ist besonders sinnvoll, wenn:

• zahlreiche Anlagegüter kontrolliert werden müssen,
• mehrere Gebäude oder Standorte beteiligt sind,
• verschiedene Inventurteams parallel arbeiten,
• Anlagegüter regelmäßig ihren Standort wechseln,
• vorhandene Anlagendaten kontrolliert werden müssen,
• Fotos oder Zustandsinformationen dokumentiert werden sollen,
• in Bereichen mit eingeschränktem Internetempfang inventarisiert wird,
• Ergebnisse an eine Anlagenbuchhaltung oder ein ERP-System übergeben werden müssen.

Bei einem sehr kleinen Anlagenbestand an nur einem Standort kann eine einfache Tabelle zunächst ausreichen. Sobald mehrere Personen, Standorte oder Datenquellen beteiligt sind, steigt der Abstimmungs- und Kontrollaufwand jedoch deutlich.

Welche Funktionen sollte eine Anlageninventur-App bieten?

Die folgenden acht Funktionsbereiche lassen sich einzeln aufklappen:

1. Barcode- und QR-Code-Erfassung

Barcodes und QR-Codes lassen sich in der Regel über die Kamera eines Smartphones oder Tablets erfassen. Alternativ können externe Handscanner eingesetzt werden.

Nach dem Scan sollte die App das zugehörige Anlagegut eindeutig aufrufen und die vorhandenen Informationen anzeigen. Inventarnummern müssen dadurch nicht manuell eingegeben werden.

Wichtige Prüffragen sind:

• Welche Codeformate werden unterstützt?
• Funktioniert der Scan auch bei kleinen oder leicht beschädigten Etiketten?
• Können externe Scanner verwendet werden?
• Lassen sich bereits vorhandene Anlagenetiketten nutzen?
• Wie werden unbekannte oder nicht zugeordnete Codes behandelt?

Vorhandene Kennzeichnungen können häufig weiterverwendet werden, sofern sie eindeutig, lesbar und mit dem gewählten System kompatibel sind. Wie sich Etiketten und Codes optimal kombinieren lassen, zeigt der Beitrag zur Anlageninventur mit RFID und QR-Codes.

2. RFID-Unterstützung

RFID kann sinnvoll sein, wenn Anlagegüter ohne direkten Sichtkontakt oder mehrere Objekte in kurzer Zeit erfasst werden sollen.

Je nach Einsatzfall werden dafür spezielle RFID-Tags und kompatible Lesegeräte benötigt. Ein Smartphone allein unterstützt nicht automatisch alle für die Anlageninventur relevanten RFID-Verfahren.

Vor der Entscheidung sollten Unternehmen prüfen:

• Welche RFID-Technologie wird unterstützt?
• Welche Lesegeräte werden benötigt?
• Wie groß ist die mögliche Lesereichweite?
• Können mehrere Tags gleichzeitig erkannt werden?
• Wie werden versehentliche Mehrfacherfassungen vermieden?
• Welche zusätzlichen Kosten entstehen?

Für viele Standardinventuren sind QR-Codes oder Barcodes die einfachere und kostengünstigere Lösung. RFID eignet sich vor allem für besondere Einsatzbedingungen oder größere Erfassungsmengen.

3. Vollständiger Offline-Modus

Anlageninventuren finden nicht immer in Bereichen mit zuverlässigem WLAN oder Mobilfunk statt. Keller, Lagerhallen, Produktionsflächen, Außenbereiche oder abgeschirmte Räume können eine stabile Verbindung verhindern.

Eine geeignete Anlageninventur-App sollte daher offline nutzbar sein.

Vor Beginn der Inventur werden die benötigten Anlagen-, Standort- und Auftragsdaten auf das Mobilgerät übertragen. Während der Erfassung arbeitet die App anschließend mit diesem lokalen Datenbestand. Die Ergebnisse werden mit dem zentralen System synchronisiert, sobald wieder eine Verbindung besteht.

Unternehmen sollten prüfen:

• Welche Funktionen stehen offline zur Verfügung?
• Können Fotos und Zustandsänderungen offline gespeichert werden?
• Lassen sich unbekannte Anlagegüter offline dokumentieren?
• Wie lange bleiben Daten auf dem Gerät verfügbar?
• Wie werden lokal gespeicherte Daten geschützt?
• Was geschieht bei Verlust oder Defekt des Geräts?
• Wie werden parallele Änderungen nach der Synchronisierung behandelt?

Ein vollwertiger Offline-Modus sollte nicht nur das Scannen ermöglichen. Auch Standortänderungen, Notizen, Fotos und die Kennzeichnung von Abweichungen sollten möglichst ohne Internetverbindung funktionieren.

4. Standort-, Raum- und Kostenstellenzuordnung

Bei der Anlageninventur genügt es nicht immer, lediglich festzustellen, dass ein Anlagegut vorhanden ist. Häufig muss auch dokumentiert werden, wo es sich befindet und welcher Organisationseinheit es zugeordnet ist.

Eine Anlageninventur-App sollte deshalb Gebäude-, Etagen-, Raum-, Kostenstellen- und Standortstrukturen abbilden können.

Typische Anwendungsfälle sind:

• Umzug eines Anlageguts in einen anderen Raum,
• Wechsel zwischen Niederlassungen,
• Zuordnung zu einer anderen Kostenstelle,
• Übergabe an eine neue verantwortliche Person,
• Dokumentation eines vorübergehenden Einsatzorts.

GPS-Koordinaten können im Außenbereich ergänzend hilfreich sein. Innerhalb von Gebäuden ist die Zuordnung über definierte Gebäude- und Raumstrukturen in der Regel aussagekräftiger.

5. Zustands- und Fotodokumentation

Während der Anlageninventur können Schäden, Veränderungen oder fehlende Bestandteile sichtbar werden.

Eine mobile App sollte daher die direkte Erfassung folgender Informationen ermöglichen:

• Zustand,
• Bemerkungen,
• Schäden,
• Seriennummern,
• Fotos,
• verantwortliche Person,
• Prüf- oder Klärungshinweise.

Fotos sollten eindeutig dem jeweiligen Anlagegut und dem Erfassungszeitpunkt zugeordnet werden. Zusätzlich muss organisatorisch festgelegt werden, wer dokumentierte Abweichungen nach der Inventur prüft und freigibt.

6. Soll-Ist-Abgleich mit dem Anlagenstamm

Die App sollte die vor Ort erfassten Informationen mit dem vorbereiteten Anlagenstamm vergleichen.

Dabei können verschiedene Ergebnisse entstehen:

• Anlagegut vorhanden und korrekt zugeordnet,
• Anlagegut vorhanden, aber an einem anderen Standort,
• Anlagegut vorhanden, aber mit abweichendem Zustand,
• Anlagegut nicht gefunden,
• Anlagegut ohne bestehenden Datensatz entdeckt,
• Kennzeichnung beschädigt oder nicht lesbar,
• Anlagegut doppelt oder widersprüchlich erfasst.

Im Onlinebetrieb kann der Abgleich unmittelbar mit dem zentralen System erfolgen. Im Offlinebetrieb wird zunächst gegen den lokal bereitgestellten Datenbestand geprüft. Zentrale Änderungen und mögliche Konflikte werden nach der Synchronisierung verarbeitet.

7. Unterstützung paralleler Inventurteams

Bei größeren Anlageninventuren arbeiten häufig mehrere Teams gleichzeitig. Die Software sollte deshalb Inventurbereiche, Gebäude, Etagen oder Räume unterschiedlichen Personen zuordnen können.

Wichtig ist eine transparente Regelung für Überschneidungen:

• Können zwei Teams dasselbe Anlagegut erfassen?
• Wird eine doppelte Erfassung angezeigt?
• Welche Änderung wird übernommen?
• Bleibt die Änderungshistorie erhalten?
• Können Konflikte manuell geprüft werden?
• Ist nachvollziehbar, wer eine Änderung vorgenommen hat?
• Lassen sich Bereiche für bestimmte Teams sperren oder reservieren?

Eine reine Übernahme des neuesten Zeitstempels kann für einfache Prozesse ausreichen. Bei wichtigen Stammdaten sollte jedoch eine nachvollziehbare Konfliktprüfung möglich sein.

8. Reporting und Datenexport

Nach Abschluss der Anlageninventur müssen die Ergebnisse kontrolliert, freigegeben und weiterverarbeitet werden.

Eine geeignete Lösung sollte unter anderem folgende Auswertungen ermöglichen:

• vollständig erfasste Anlagegüter,
• nicht gefundene Anlagegüter,
• neu entdeckte Objekte,
• Standortabweichungen,
• Zustandsänderungen,
• beschädigte oder unlesbare Etiketten,
• Inventurfortschritt nach Standort,
• Bearbeitungsstand offener Abweichungen.

Zusätzlich sollte dokumentiert werden, wer ein Anlagegut wann erfasst oder geändert hat. Eine solche Historie unterstützt die nachvollziehbare Dokumentation des Inventurprozesses.

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Wie läuft eine Anlageninventur mit App ab?

1. Anlagenstamm vorbereiten

Der vorhandene Anlagenstamm wird aus der Anlagenbuchhaltung, dem ERP-System oder einer Tabelle übernommen.

Diese Daten sollten vor der Inventur geprüft werden:

• doppelte Datensätze,
• fehlende Inventarnummern,
• unvollständige Standortangaben,
• ungültige Kostenstellen,
• ausgeschiedene Mitarbeitende,
• nicht mehr vorhandene Räume,
• bereits ausgemusterte Anlagegüter.

Eine mobile App kann die Qualität schlechter Stammdaten nur bedingt korrigieren. Eine saubere Vorbereitung bleibt deshalb wichtig.

2. Inventurbereiche festlegen

Gebäude, Etagen, Räume, Standorte oder Kostenstellen werden in sinnvolle Inventurbereiche unterteilt.

Anschließend werden Verantwortlichkeiten und Inventurteams festgelegt. Bei größeren Projekten empfiehlt es sich, die Bereiche eindeutig zuzuweisen, damit Doppelarbeit vermieden wird.

3. Daten auf die Mobilgeräte übertragen

Die benötigten Datensätze werden auf Smartphones, Tablets oder Scanner geladen. Dieser Schritt ist insbesondere bei einer späteren Offline-Inventur erforderlich.

Vor Beginn sollte kontrolliert werden, ob:

• alle relevanten Anlagegüter vorhanden sind,
• die richtigen Standorte geladen wurden,
• Nutzer Zugriff auf ihre Bereiche haben,
• Scanner und Kameras funktionieren,
• ausreichend Akkukapazität vorhanden ist.

4. Anlagegüter vor Ort erfassen

Mitarbeitende scannen die Kennzeichnung des jeweiligen Anlageguts und prüfen die angezeigten Informationen.

Bei Bedarf werden folgende Angaben ergänzt oder geändert:

• Standort,
• Raum,
• Kostenstelle,
• verantwortliche Person,
• Zustand,
• Notiz,
• Foto,
• fehlende oder neue Kennzeichnung.

Unbekannte oder nicht eindeutig zuzuordnende Objekte sollten als Klärungsfall gespeichert werden, statt sofort ungeprüft in den Anlagenstamm übernommen zu werden.

5. Ergebnisse synchronisieren

Nach der mobilen Erfassung werden die Daten mit dem zentralen System abgeglichen. Bei einer Offline-Inventur erfolgt dieser Schritt, sobald wieder eine geeignete Verbindung verfügbar ist.

Vor der endgültigen Übernahme sollte das System mögliche Doppel- und Konfliktfälle anzeigen.

6. Abweichungen bearbeiten

Fehlende, unbekannte oder widersprüchlich erfasste Anlagegüter werden durch die jeweils verantwortlichen Personen geprüft.

Mögliche Klärungen sind:

• Anlagegut wurde in einen anderen Raum verlagert,
• Inventaretikett wurde beschädigt,
• Anlagegut wurde bereits ausgemustert,
• Anlagegut ist vorhanden, aber falsch zugeordnet,
• neues Objekt wurde noch nicht im Anlagenstamm angelegt,
• Anlagegut konnte nicht gefunden werden.

7. Anlageninventur abschließen

Nach der Bearbeitung aller offenen Punkte wird das Ergebnis freigegeben und für die weitere Verwendung exportiert oder an die angebundene Anlagenbuchhaltung beziehungsweise das ERP-System übergeben.

Auswahlkriterien für eine Anlageninventur-App

Welche Lösungsansätze gibt es?

Anlagenbuchhaltung oder ERP-System mit App-Modul

Ein mobiles Modul innerhalb eines vorhandenen Systems ermöglicht häufig eine direkte Verbindung zu bestehenden Stamm- und Buchhaltungsdaten.

Typische Stärke: zentrale Datenbasis und enge Systemintegration

Mögliche Grenze: mobile Bedienung, Offline-Fähigkeit und Scan-Funktionen können je nach System unterschiedlich ausgeprägt sein.

Eigenständige Anlageninventur-App

Eine eigenständige App konzentriert sich auf die mobile Erfassung und wird über Importe, Exporte oder Schnittstellen mit vorhandenen Systemen verbunden.

Typische Stärke: fokussierte mobile Bedienung und schnelle Erfassung

Mögliche Grenze: zusätzlicher Integrations- und Abstimmungsbedarf

Umfassende Inventarsoftware mit mobiler App

Eine Inventarsoftware verbindet die mobile Anlageninventur mit der laufenden Verwaltung von Standorten, Verantwortlichen, Zuständen und Historien.

Typische Stärke: Anlageninventur und fortlaufende Asset-Verwaltung in einem System

Mögliche Grenze: größerer Einführungsumfang als bei einer reinen Erfassungs-App

Individuelle oder Low-Code-Lösung

Unternehmen können eigene Anwendungen auf Low-Code-Plattformen oder als Individualentwicklung erstellen.

Typische Stärke: hohe Anpassbarkeit an besondere Prozesse

Mögliche Grenze: Entwicklung, Wartung, Sicherheit und Weiterentwicklung verbleiben in der Verantwortung des Unternehmens oder Dienstleisters.

INVENTIRE als Beispiel für eine Anlageninventur-App

INVENTIRE verbindet die mobile Erfassung von Anlagegütern mit einer zentralen Lösung für die Anlageninventur. Nach Angaben des Anbieters kann die Software sowohl cloudbasiert als auch On-Premises eingesetzt werden.

Zu den beschriebenen Funktionen gehören:

• Erfassung per Barcode, QR-Code oder RFID,
• vollständig offline durchführbare Anlageninventur,
• Übernahme vorhandener Anlagen- und Etikettendaten,
• parallele Arbeit mehrerer Inventurteams,
• Dokumentation von Standorten und Zuständen,
• Übergabe der Ergebnisse an angebundene Systeme,
• Schnittstellen zu ERP- und Buchhaltungslösungen.

Als mögliche Integrationen werden unter anderem DATEV, SAP, Oracle, Infor, Diamant und Microsoft Dynamics genannt.

Das Lizenzmodell wird nach Angaben von INVENTIRE pro Installation und nicht pro Nutzer oder Anlagegut berechnet. Unternehmen sollten sich vor einer Entscheidung ein individuelles Angebot erstellen lassen und dabei auch einmalige Aufwände für Einführung, Datenübernahme, Schnittstellen, Etiketten und Schulungen berücksichtigen.

Mehr über die Inventarsoftware INVENTIRE

Vorteile einer mobilen Anlageninventur-App

Eine geeignete Anlageninventur-App kann:

• manuelle Dateneingaben reduzieren,
• Übertragungsfehler vermeiden,
• die Erfassung direkt am Anlagegut ermöglichen,
• Inventuren in Bereichen ohne Internetzugang unterstützen,
• mehrere Inventurteams koordinieren,
• Standort- und Zustandsänderungen dokumentieren,
• Abweichungen schneller sichtbar machen,
• die Auswertung und Übergabe der Ergebnisse vereinfachen.

Wie groß die tatsächliche Zeitersparnis ist, hängt unter anderem von der Qualität der Ausgangsdaten, der Anzahl der Anlagegüter, der Zahl der Standorte, der Kennzeichnung und den bisherigen Arbeitsabläufen ab.

Pauschale Einsparungswerte sind deshalb nur aussagekräftig, wenn die zugrunde liegenden Bedingungen nachvollziehbar dokumentiert werden.

Mögliche Grenzen und Nachteile

Eine Anlageninventur-App allein löst nicht alle organisatorischen Probleme.

Mögliche Herausforderungen sind:

• unvollständige oder veraltete Anlagendaten,
• beschädigte oder fehlende Kennzeichnungen,
• unklare Verantwortlichkeiten,
• ungeklärte Prozesse für Abweichungen,
• nicht kompatible Schnittstellen,
• ungeeignete Mobilgeräte,
• unzureichende Schulung,
• fehlende Regeln zur Datensicherheit,
• hoher individueller Anpassungsbedarf.

Vor der Einführung sollte deshalb zunächst der bestehende Anlageninventurprozess dokumentiert werden. Erst danach lässt sich beurteilen, welche Funktionen tatsächlich erforderlich sind.

Fazit

Eine Anlageninventur-App erleichtert die Erfassung physischer Anlagegüter direkt vor Ort. Sie kann manuelle Übertragungen reduzieren, Abweichungen schneller sichtbar machen und Inventurteams bei einer strukturierten Dokumentation unterstützen.

Bei der Auswahl sollten Unternehmen jedoch nicht nur auf die Scan-Funktion achten. Besonders wichtig sind Offline-Nutzung, Synchronisierung, Konfliktbehandlung, Kompatibilität vorhandener Etiketten, Standortstrukturen, Datensicherheit und die Anbindung an bestehende Systeme.

Die beste Lösung ist nicht automatisch die App mit den meisten Funktionen. Entscheidend ist, wie gut sie zu den vorhandenen Anlagendaten, Geräten, Standorten, Systemen und Verantwortlichkeiten des Unternehmens passt.

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